El contexto, la necesidad 📍
Aprovall es líder europeo en gobernanza, gestión de riesgos y cumplimiento normativo de terceros, con 32 000 usuarios en todo el mundo (TPRM). La empresa acompaña a las organizaciones asegurando las evaluaciones de riesgos con terceros (artesanos en los ámbitos de la construcción, la manipulación, el transporte de palés, los trabajos vitícolas, etc.) y simplifica la gestión de los procesos de evaluación, cada vez más complejos.
Anteriormente, el control documental en la solución TPRM de Aprovall requería mucho tiempo. Con el fuerte crecimiento del número de clientes y la expansión internacional, Aprovall ha integrado varios motores de inteligencia artificial, entre ellos ILLUIN, que automatiza el control de los 5 millones de documentos recopilados cada año.
Las acciones requerían mucho tiempo y exigían un alto grado de concentración y dedicación por parte de los equipos. Además del tiempo considerable que suponía su tramitación, estas acciones también eran fuente de errores humanos.
Para uno de sus clientes, líder en el sector de la mejora del hogar, Aprovall buscaba automatizar gran parte de este proceso de control y validación con el fin de maximizar la fiabilidad de los datos, ganar en eficiencia y optimizar la satisfacción del cliente.
El enfoque aplicado, la solución y los factores clave del éxito 🛠
Para satisfacer las necesidades de Aprovall, hemos implementado una solución de inteligencia artificial (IA) innovadora e interpretable.
Hemos desplegado nuestro producto de IA patentado, ILLUIN Automate, en modo SaaS, conectado directamente a la API de Aprovall.
En concreto, nuestro extractor de datos permite automatizar y fiabilizar el control y la validación de la conformidad de los certificados civiles (profesionales, decenales, de productos, etc.).
El sistema extrae una lista de puntos de control definidos durante talleres colaborativos con Aprovall y los equipos profesionales de sus clientes. Estas extracciones se basan en estrictas reglas profesionales, orquestadas por nuestra plataforma de modelos de IA especializados en la identificación de datos clave (fechas, direcciones, nombres propios, etc.).
El uso de reglas comerciales precisas garantiza una mayor confianza en las extracciones, a diferencia de los modelos de IA generativa más recientes, que no ofrecen explicaciones precisas. Este enfoque permite automatizar la verificación de los certificados de seguro (si se cumplen todas las reglas), rechazar certificados o requerir una validación humana (si la extracción es incierta o el punto de control es menos crítico).
Factores clave para el éxito del proyecto:
- Comunicación, sincronización y seguimiento de las acciones entre las tres partes implicadas: Aprovall, su cliente e ILLUIN Technology.
- Iteraciones para flexibilizar y adaptar ciertas normas profesionales consideradas demasiado estrictas, garantizando así la calidad y fiabilidad de los datos: identidad correcta del tercero, producto asociado, importe exacto de la garantía, etc.
- Gestión del cambio: adopción y formación sobre el proceso y la nueva organización del trabajo para los empleados: HITL (Human in The Loop), con intervención humana al final de la cadena en el ciclo de validación de certificados, los equipos pueden ser notificados de una acción manual que deben realizar en determinados casos.
La pila técnica 🤖
Solución de IA documental:
Marcos y herramientas:
Infraestructura:
Los resultados, los beneficios ✨
Desde su puesta en marcha en el primer trimestre de 2025, la colaboración ha permitido obtener un importante retorno de la inversión, así como importantes beneficios operativos:
Ahorro de tiempo
La automatización de casi todo el proceso de control y validación de la conformidad de los certificados permite a los equipos de Aprovall ser más eficaces y ahorrar un tiempo valioso en el tratamiento de los datos.
Mejora de la calidad del servicio para terceros
Mayor fiabilidad del proceso de cumplimiento normativo al eliminar el riesgo de errores humanos gracias a verificaciones automatizadas casi instantáneas.
Fortalecimiento de la confianza y fidelización de los clientes
Este proyecto de IA refuerza la relación con el cliente y le da tranquilidad respecto a la capacidad de Aprovall para innovar y ofrecer servicios cada vez más eficaces y a la vanguardia de la tecnología.
Conclusión
Gracias a la integración deILLUIN Automate, Aprovall sigue avanzando en la automatización de sus procesos críticos. El tratamiento de los certificados gana ahora en rapidez, fiabilidad y tranquilidad tanto para los equipos como para los clientes. Esta colaboración ilustra perfectamente el potencial de la inteligencia artificial al servicio del cumplimiento normativo documental. Gracias a esta solución, Aprovall ha podido extender los beneficios del dispositivo automatizado a otros actores de diferentes sectores, reforzando así el valor añadido de sus servicios.
Al combinar innovación tecnológica, rigor profesional y acompañamiento en el cambio, Aprovall consolida su posición de liderazgo y sienta las bases para un servicio cada vez más eficaz, ágil y orientado al cliente.
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